Onboarding van nieuwe medewerkers: zo staat het IT-pakket op dag één klaar

Een nieuwe medewerker begint aanstaande maandag. De contracten zijn getekend, het bureau staat klaar, de collega's zijn op de hoogte. En dan blijkt op maandagochtend dat er geen laptop beschikbaar is. Het gebeurt vaker dan je denkt. In de meeste gevallen komt dat niet door slordigheid. Het IT-deel van onboarding valt tussen wal en schip: HR regelt het contract, de leidinggevende regelt het inwerken. Maar de apparatuur? Die wordt vaak vergeten. Dit artikel laat zien hoe je dat voorkomt, met een tijdlijn én een checklist ter overname.

Waarom dit meer kost dan alleen een verloren ochtend

De directe schade is beperkt: een dag improviseren op een leenlaptop. De indirecte schade is echter veel groter. Onderzoek naar onboarding wijst er telkens op dat de eerste week bepalend is voor hoe iemand tegen zijn werkgever aankijkt. Een medewerker die op dag één niet aan de slag kan, krijgt meteen het signaal dat het hier niet helemaal lekker loopt. Dat beeld corrigeer je niet makkelijk. Je hebt immers maar één kans voor een eerste indruk. Daarnaast schuift alles op. Kan iemand niet inloggen, dan kan hij ook niet meekijken, geen documentatie lezen en geen accounts activeren. Een dag vertraging aan het begin kost vaak een week aan momentum.

De tijdlijn: onboarding begint bij het tekenmoment

De fout die de meeste bedrijven maken, is wachten tot de startdatum in zicht komt. Levertijden, configuraties en accountaanmaak kosten samen al snel een week of twee.

Bij ondertekening van het contract

• Bepaal welk IT-pakket bij de functie hoort
• Bestel de apparatuur, of reserveer in je eigen voorraad
• Zet de startdatum in de agenda van degene die verantwoordelijk is voor het klaarzetten van de apparatuur.
• Twee weken voor de startdatum

Twee weken voor de startdatum

• Apparatuur geleverd en gecontroleerd
• Accounts aangemaakt: e-mail, systemen, toegangsrechten
• De juiste licenties toegewezen

Een week voor de startdatum

• Laptop ingericht en getest: is het mogelijk voor de nieuwe collega om in te loggen?
• Telefoon en simkaart geactiveerd
• Gebruikersovereenkomst voorbereid ter ondertekening

Op de eerste werkdag

• Apparatuur overhandigen en samen inloggen
• Wachtwoorden laten instellen
• Uitleg over wat wel en niet mag: privégebruik, installeren van software, procedure uitleggen bij verlies

Wat hoort er in een IT-pakket?

Dat verschilt per functie, en juist dat is de kern. Het is veel handiger om met functiegroepen te werken, in plaats van per medewerker steeds te improviseren. Een indeling die in veel organisaties toepasbaar is:

Leg jouw indeling in één keer vast en werk hem jaarlijks bij. Dat scheelt niet alleen tijd, het maakt ook je inkoop voorspelbaar en je fiscale onderbouwing sterker. Daarover hieronder meer.

Vergeet de gebruikersovereenkomst niet

Dit onderdeel wordt structureel overgeslagen, terwijl het fiscaal gezien van belang is. Verstrek je een laptop of telefoon aan een medewerker, dan kan dat onbelast via een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Eén van de voorwaarden is dat de medewerker het apparaat teruggeeft of de restwaarde betaalt zodra het niet meer noodzakelijk is voor het werk. Deze afspraak moet je vastleggen. Doe je dat niet, dan voldoe je niet aan de voorwaarde en gaat de verstrekking mogelijk ten koste van je vrije ruimte. Meer daarover lees je in ons artikel over de werkkostenregeling en het noodzakelijkheidscriterium.

Zet in de gebruikersovereenkomst minimaal:

• Welk apparaat het betreft, met serienummer
• Dat het eigendom is van de werkgever
• Dat het bij einde dienstverband of functiewijziging terugkomt
• Wat er geldt bij schade of verlies
• Wat wel en niet mag qua privégebruik en software
• Zorg ervoor dat de overeenkomst op dag één ondertekend wordt, samen met de rest van de papieren. Achteraf lukt dat zelden.

Checklist

Kopieer deze en pas hem aan naar je eigen situatie.

Voorbereiding

• IT-pakket bepaald op basis van functiegroep
• Apparatuur besteld of gereserveerd
• Verantwoordelijke aangewezen voor klaarzetten
• Startdatum in de agenda

Inrichten

• Apparatuur binnen en gecontroleerd
• Accounts aangemaakt en rechten toegekend
• Licenties toegewezen
• Ingelogd en getest
• Telefoon geactiveerd

Eerste werkdag

• Apparatuur overhandigd
• Wachtwoorden ingesteld
• Gebruikersovereenkomst getekend
• Serienummer geregistreerd in de administratie
• Uitleg gegeven over beleid en veiligheid

Administratie

• Apparaat gekoppeld aan medewerker in je registratie
• Uitgiftedatum vastgelegd
• Garantieperiode genoteerd

Voorraad als je snel moet schakelen

Onboarding laat zich niet altijd plannen. Een spoedvervanging bij ziekte, een tijdelijke kracht of iemand die toch eerder kan beginnen dan verwacht. Twee dingen helpen daarbij. Houd een kleine buffer aan, doorgaans één toestel per twintig medewerkers, zodat je onverwachte instroom opvangt. Bij Forza is de zakelijke apparatuur vaak direct beschikbaar, gecontroleerd en gerepareerd, met drie jaar garantie. Wil je de mogelijkheden bespreken met een van onze accountmanagers? Klik dan hier om contact op te nemen.

Wil je niet in één keer investeren? dan kun je via Refurbished as a Service gespreid betalen.

Wat als iemand weer vertrekt?

Onboarding en offboarding zijn twee verschillende kanten van dezelfde administratie. Weet je bij uitdiensttreding welk apparaat iemand heeft, met welk serienummer en sinds wanneer, dan is innemen slechts een formaliteit. Weet je dat niet, dan begint het zoekproces. Neem inname daarom op in je vertrekchecklist, samen met het wissen van bedrijfsdata.